3 zasady, które pozowolą Ci przetestować Kaizen w Twojej organizacji

Kaizen – japońska filozofia biznesowa (sposób postępowania) ustawicznego polepszania, poprawiania procesu zarządzania i produkcji na wszystkich jego szczeblach, z uwzględnieniem m.in. technik biznesu „just-in-time”.

W dzisiejszych czasach, natłok wskazówek dotyczących zarządzania, często zamiast rzeczywiście usprawniać procesy w firmie, raczej powoduje zamęt. Kiedy stanęliśmy przed wyzwaniem dotyczącym uporządkowania wewnętrznej metodologii działania, zależało nam prostym systemie, który będzie możliwy do wdrożenia od zaraz na każdym szczeblu naszej organizacji.

Z uwagi na to, że Sempai to marka garściami czerpiąca z kultury japońskiej, naturalnym dla nas kierunkiem było szukanie rozwiązania we wschodniej filozofii. Od zawsze bardzo inspirowała nas „Sztuka Wojny” Sun Tzu, ale potrzebowaliśmy też czegoś bardziej dostosowanego do dzisiejszych realiów. Kiedy trafiliśmy na Kaizen, zrozumieliśmy, że dopóki tego nie sprawdzimy, nie powinniśmy szukać dalej. Ta decyzja okazała się strzałem w dziesiątkę – system był bardzo prosty do wdrożenia i sprawdza się do dziś.

Kaizen to filozofia opierająca się na 10 zasadach, które sprowadzają się do jednego – ulepszania i zmiany na lepsze, toczącego się stale procesu. Aby nie wprowadzać wspomnianego wcześniej zamętu, podzielimy się naszymi trzema ulubionymi zasadami, na których samodzielnie można przetestować tą metodę w praktyce. Być może Kaizen doskonale sprawdzi się również w Waszej organizacji.

1. Problemy stwarzają możliwości

Na pierwszy rzut oka to dosyć banalne stwierdzenie, jednak często o tym zapominamy. Już samo przypomnienie o tej zasadzie, potrafi uspokoić nawet najbardziej napiętą sytuację. Rozpoczęcie analizy problemu pozwala nam wyrwać się z błędnego koła, w które wszyscy od czasu do czasu wpadamy. Co kryje się pod tą sytuacją? Gdzie jest jej rzeczywiste źródło? Co możemy dzięki temu zyskać? Dokładne zbadanie problemu może pomóc rozwiązać jego źródłową przyczynę, co z kolei daje szansę uniknięcia tych samych kłopotów w przyszłości. Oczywiście nie należy wrzucać wszystkich problemów do jednego worka nazywanego możliwościami. To zbyt duże uogólnienie. Warto też zastanowić się nad już istniejącymi rozwiązaniami zamiast wymyślać koło na nowo. Gdy zaczynamy szukać najczęściej okazuje się, że są one ogólnodostępne. Dużo rzadziej musimy odkryć je sami. Jednak, gdy dojdzie do odkrycia, pojawia się jeszcze więcej możliwości – w końcu nasi klienci płacą nam właśnie za rozwiązywanie problemów.

2. Odrzucaj ustalony stan rzeczy

Zasada często mająca duże znaczenie przy audytowaniu kampanii AdWords, przejmowaniu opieki marketingowej sklepów internetowych po konkurencji lub np. przy badaniu hipotez przy usłudze Analityki Webowej. Ma też swoje zastosowanie przy procesach wewnętrznych. Blokowanie się przyjęciem stwierdzenia, że „nie da się, bo tak było od zawsze” jest zgubne. Szczególnie przy tematach, które w jakiś sposób nam uwierają lub nas ograniczają. Rzecz w tym, że będąc od lat w procesie działania, często sami nie zdajemy sobie sprawy, że mamy takie przekonanie. Warto czasem popatrzeć na pewne rzeczy z dystansu i zadać sobie pytanie – czy na pewno tak musi być? Naszym ulubionym pytaniem pozwalającym podważać aktualny stan rzecz jest „a co by było gdyby…?”. W połączeniu z burzą mózgów zespołu stworzonego z ludzi zajmujących się bardzo różnorodnymi obszarami w naszej firmie daje świetne efekty. Grupowa dyskusja prowadzona wedle pomysłów na projektowanie rozwiązań z książki „Tworzenie modeli biznesowych” (autorzy: Alexander Osterwalder, Yves Pigneur) to jedna z najlepszych znanych nam metod na wprowadzanie zmian i innowacji oraz na usprawnianie procesów.

3. Ulepszenie nie ma końca

Nasza ulubiona zasada – szczególnie motywująca przy wieloletniej współpracy z klientami. Działania SEM prowadzone przez kilka lat wymagają stałego podnoszenia poprzeczki. Moment, w którym uznajemy, że jest wystarczająco dobrze jest bardzo niebezpieczny i warto go unikać. Przy tej zasadzie powiedzenie, że „albo się rozwijasz albo się cofasz – nigdy nie stoisz w miejscu” idealnie oddaje sytuację. Często wydaje się nam, że coś jest wystarczająco dobre, a tymczasem konkurencja i rynek nieustannie się rozwija. Stojąc w miejscu, cofamy się względem innych. Aby wyciągnąć z tej zasady jak najwięcej warto mieć jakąś strategię. Bez niej wydaje się ona oczywistością, której mimo wszystko nie stosujemy, starając łapać się wszystkiego, co do nas przypływa. W ten sposób tracimy świadomość priorytetów, a nasze działania przypominają strzelanie na oślep do przeciwników, którzy otoczyli nas ze wszystkich stron. Wybieraj działania mądrze i świadomie, przewidując w miarę możliwości przyszłość. Ułóż je w plan działania z odpowiednimi priorytetami. Takie podejście pozwoli nie tylko konsekwentnie rozwijać firmę lub projekt, ale także zaoszczędzi nam stresu i zmieszania przy każdej pojawiającej się możliwości – mając odpowiednią strategię od razu będziemy wiedzieli, jakie decyzje wobec niej podjąć. Pozwoli też na zjednoczenie zespołu, który znając dokładny kierunek rozwoju dużo chętniej zaangażuje się w proces ulepszania.

Kaizen to filozofia wydająca się na pierwszy rzut oka zbyt oczywista. Przy dzisiejszym dostępie do informacji często oczekujemy rozwiązań rozbudowanych, skomplikowanych i wyglądających bardzo profesjonalnie. Naszym zdaniem siła tkwi w prostocie, a raczej upraszczaniu tego, co jest możliwe. Po co komplikować sobie dodatkowe sprawy, skoro świat biznesu wystarczająco nas w tym wyręcza? Spokój, prostota i świadomość, jaką drogą kroczymy to coś, co pozwala nam zachować równowagę w każdej sytuacji.

Mamy nadzieję, że uda Ci się wykorzystać choć jedną z proponowanych zasad w praktyce. Jeżeli znałeś już Kaizen – zauważyłeś, że w ich opisach przeplataliśmy też myśli zawarte w pozostałych siedmiu zasadach. Jeżeli Kazien to dla Ciebie nowość, zachęcamy do pełnego poznania tematu. W naszym przypadku sprawdził się znakomicie.